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采购人卓越时间管理的本质

来源:沈阳市政府采购中心 发布时间:2019-11-19 16:18
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    采购人卓越时间管理的本质

采购人卓越时间管理的本质:如何让自己的生活井井有条?

 

前言:

普通人和高效人士的区别就在于,后者工作得更有条理。

良好的生活或工作上的组织性、条理性,是高效、高薪人群的特有标志。

值得庆幸的是,条理性是一种技能,而所有的技能都是可以通过学习获得的。你可以通过学习成为一个非常有条理、有计划和高效的人。并且学习这种技能,可以让你在相同的时间内比其他的人完成更多的生活和生产任务。

墨菲定律给我们的一个启示是:在你做任何事之前,你都必须先完成其他的事。

你首先要做的一件事就是,在进行一项高产的工作前,先让自己做事变得规整而有条理。

好的时间管理技能的核心功能就是帮助你通过计划,安排好自己的时间和工作以获得最高生产率。只有在开始动工前就准备好你所需要的一切资源,你才有可能把自己最好的一面展现出来。然后,你就需要安排好每件事,确保一切就绪。

01

预先计划好一切

前3%的成功者都会坚持不懈地为自己的人生做规划。他们总是在不停地书写和修改他们的目标和行动清单。他们把想法付诸笔端,并且不断地研究、评估这些计划。

我曾经很好奇为什么许多成功人士都会花大量的时间来制订计划,后来我明白了,你越是肯花时间在前期的计划上,你之后的行动就越是万无一失。通过不断修改你的计划,你的目标就会变得越来越清晰可行。

当你思考并计划每一个步骤时,你对于自己完成这些目标的能力就会更加肯定。当你把一个宏伟的目标分解成每一个单独的部分,并且把它们整理成一系列具体的行动计划时,这个任务看起来就会受控得多。你越多地计划一件事,你就越深地把你的目标印在潜意识中,而潜意识正是为其提供动力的工具。

02

获得1000%的投资回报率

良好计划的回报是无限大的。据估计,你花在制订计划上的每一分钟都会节省执行计划时的10分钟。换句话说,你在计划上的时间和精力的投入可以带给你1000%的回报率。

有时人们会说,他们太忙以至于没有时间坐下来制订计划。

事实上,即使你迫使自己制订出一个详细的计划,你也会发现,你仅仅需要花一天中的几分钟在这件事上。赢得你所需要的时间的唯一办法就是提前仔细的计划安排你的活动。记住,你花在计划上的每一分钟都是为了节省未来的十分钟。

03

大多数人的失败原因

彼得·德鲁克说:“没有计划的行动是一切失败的原因。”如果你回顾你生命中的重大失误,你就会发现它们都有一个共同点,就是你在做决定之前没有进行足够的考量。

同时,你会发现你经历过的每一次成功体验,从一个工作或项目的着手到计划一次旅行,都伴随着一个预先的计划和充分的执行。你花越多的时间来考虑要做什么和你对行为的预期结果,你就会越有效率,对最后的结果也会越满意。

事实上,在你开始动工之前进行的计划越是完整充分,你开始以后成功的可能性就越大。

俗话说得好,“成功是靠自律积累起来的。”进行自律最好的练习之一就是花时间花心思去计划你要做的每一件事。

04

关于个人条理的四个观念

有四个观念可以帮助你成为一个有条理的人:

1.整洁是一个关键的习惯。

记住,整洁是提高个人生产率的重要习惯。通过整理、打扫你的工作环境,可以使你的工作效率和产出得到很大的提高。

你需要一种秩序感使自己感到放松并掌控你周围的环境和生活。每当你把生活或工作上的事情整理有序,你就能体验到一种幸福和满足感。

当你打扫你的办公桌或办公室时,你会感到你是工作的主人;当你清洁你的车时,你会感到生活尽在掌控。你的自尊感得到提升,浑身充满力量。你会感到有更多的能量和决心把工作做好。

2.以一个旁观者的视角来评价自己。

一个很好的训练方法是:站到你的办公桌或办公室旁,问问自己:“什么样的人会在这样的地方工作?”

打开你的皮夹或公文包看看,问问自己:“什么样的人会有这样的皮夹或公文包?”看看你的车里车外、你的橱柜、你的家、你的院子还有车库,问问自己:“什么样的人像这样生活?”

你是否会对这个人委以重任?为什么?通过一个中立的第三方视角来诚实地评价自己,你会看到一个怎样的自我?

通过对一些高级主管的一系列调查,我们了解到,52位受访者中的50位都表示不会把升职机会给予一个办公桌或工作环境十分凌乱的人。即使这个人工作成绩出色,这些主管们还是表示无法把一个需要承担责任的职位交给没有条理的人。不要让这一幕发生在你的身上。

3.拒绝为自己找借口。

许多人在一个凌乱的氛围中工作,却聪明反被聪明误。他们用自己的小聪明为工作环境的杂乱找借口,他们会说:“我知道每件东西都在什么地方。”或者并不幽默地说:“一张干净的办公桌代表了一个锈掉的大脑。”

然而,每一个在工作场所的效率的操作测定都表明这些说辞完全是自欺欺人。

一个知道每件东西具体位置的人只可能是通过超凡的心理能力和创造力一一记住这些物品的摆放位置,而不可能是在这里工作的人。

那些说自己在杂乱的环境中工作得很出色的人往往是错的。如果他们在一个整洁有序的环境中工作一段时间,就会惊讶地发现自己现在的效率和生产力比之前要高得多。

05

整理工作场所的三个步骤

你可以通过做以下三件事来整理你的办公桌或办公室:

1.清理桌面。

要想把办公桌整理有序首先要清空它,一次只放你正在使用的一件东西。如果可以的话,把东西收在抽屉里、身后的书柜里、垃圾桶里、碗橱里,甚至放到地上。

不管你用什么方法,在开始工作前尽可能地把桌子收拾干净、整洁,只留下一样最重要的东西。

2.准备好你所需要的一些东西。

在开始一项工作之前先把所有需要用到的东西准备好。就像一个优秀的厨师在烹饪一道菜前总是会把所需食材、调料都拿出摆放好。作为一个专业人士,你也应该在开始一项特定工作前收集好所有材料。

在动工前准备好你所需的一切资料和文件,准备好笔、便笺、即时贴、计算器、尺子、录音机、文件夹以及其他你能想到的一切东西。这些你在工作中需要用到的东西应该都在你触手可及的地方。

3.一次只处理一件事。

下决心一次只做一件事。当你开始着手一项工作的时候就下决心坚持做下去,但要是没有做好充分的准备,就不要草率开工。把事情堆起来放到一边,等待合适的机会,总好过一遍又一遍地返工。

06

如何处理文字工作

在处理文字工作时能做的四件事。

1.扔掉。

不论在家或在办公室,时间管理最好的工具之一就是垃圾桶。阅读时最节省时间的办法就是扔掉它,根本不去读。这些适用于垃圾邮件、不感兴趣的商业广告、传单,或者其他一切与你目标无关的东西。

用垃圾桶来处理那些被搁置了数月的阅读材料。问问自己:“如果我不看这些东西,是否会有消极后果?”

如果答案是否定的,就尽快扔掉它。你也可以问问自己:“如果我需要这些信息,是否也可以通过其他途径获得?”如果答案是肯定的,也把它扔掉。

我保持工作环境整洁的原则是:只要不确定是有用的,就扔掉!

2.委派给别人。

你可以求助或把任务委派给别人。当你拿起一份文件时,先想想看是否这应该是其他人的工作,是否别人可以做得比你更出色?

对你而言,个人时间管理成功的要素之一就是把工作委派给其他任何可以完成它的人。这是使你获得更多的时间做更重要的工作的唯一方法。

3.行动起来。

着手处理这些必须由你亲自处理的信件、提案、留言等文件。准备一个文件夹,在标签上写下“执行”一词。最好是能准备一个红色的文件夹,收录所有你要执行的项目,把它放在一个清晰可见的位置。

把这个执行文件夹放在触手可及的地方。当你想到需要做什么事的时候,就立刻把它放到执行文件夹中,留待稍后处理。如果是需要紧急处理的工作,就把文件夹放到一边当即开始做。

4.归档留待日后参考。

你可以把这些文件存档,但是在存档之前,记住有80%的存档文件是以后不会再用到的。对归档文件的命名也是需要耗费精力的,所以在确定把某些文件放进档案之前,先问问自己:“如果我今后找不到这些文件了会怎么样?失去这些信息会有什么消极后果?”

如果答案是没有大碍,或者你可以从别处获取这些信息,那么就坚决地扔掉这些材料。保持办公桌整洁,同时也保持文档规整。

07

把东西收拾好

当你完成某件事后,就把它收拾起来。完成你的交易,结束你的工作。训练自己专注于一件事,直到100%地完成。记住,以整洁的工作环境开始,以同样的环境结束。

养成有始有终的习惯,同时也鼓励别人坚持把一件事做完并整理工作环境。特别是要以身作则教育你的孩子做事要坚持到底,并在他们完成一些重要的事情时给予奖励。

对人们来说,最难做的一件事就是养成有始有终并及时整理的习惯,但这也是对所有人而言受用终身的好习惯。

08

时间管理的工具和技巧

为了获得最高生产效率和养成良好的个人条理性,应该利用并练习五种时间管理的工具和技巧。每一条都需要你花时间去学习和掌握,但你会在今后的生产生活中获得更高效的回报。

正如歌德所说:“万事开头难。”好习惯在成为你生命的一部分之前都是很难形成的。然而一旦培养而成,它们就会成为自动的、简单的行为。这种好习惯会服务于你今后的职业生涯。

1.使用时间规划工具。

时间管理的首要工具就是你需要有一个包括你生活中需要计划和组织的一切事时间规划系统。最好的时间规划工具,不管是活页夹,还是电子文件夹都可以帮助你制订年计划、月计划、周计划以及每天的计划。

一个好的时间计划工具包括一个可以对每个任务、目标和所需工作一目了然的主目录。

这个目录就是你时间计划系统的核心。根据这张表,你可以把个人的工作分配到各个月、周或天。

这个时间规划系统的第二个部分是一个可以使你安排计划未来数月工作的日历。有了一个正确的系统,你就可以把个人工作从主目录中分派到具体的每一天里。

还有一个部分就是每日工作列表。这个列表是你最重要的计划工具。有人称之为“任务清单”。温斯顿·丘吉尔将他的日计划清单命名为“今日行动”。

2.按照计划列表工作。

每一个高效的执行者都是按照每天的列表来工作的。这是迄今为止发现的获得最大化生产率的最有力工具。

一个常常被各种琐事困扰或没有按时完成工作的低效执行者,要不就是没有为自己制订计划列表,要不就是有但没坚持执行。他们常常不愿意把东西写下来,结果就是发现自己被各种电话铃声、干扰、意料之外的紧急情况和邮件分散注意力。

在制订自己的每日计划时,你应该先写下这一整天打算完成的每一项任务。有一个法则是从开始制订计划的第一天起,你的效率就可以立刻提高25%。

这意味着只要你在开始工作之前列一个简单的工作计划,就可以在一个八小时工作日中节省出来高产的两个小时。一个简单的列表,就可以比其他任何时间管理工具更快地从使你从杂乱变得有序。

3.根据优先次序整理你的列表。

当你有了一张一日工作计划列表时,下一步就是按照优先次序来整理这份列表。我们会在第4章介绍决定工作优先顺序的不同方法。

一张整理过的列表,就是一张引导你以高效的状态工作的地图。它会告诉你,什么工作是必须要做的,什么工作更重要或不那么重要。你很快就会养成把计划列表看作一天工作蓝图的习惯。在把计划写下来并按照相对重要性整理之前,不要开始着手做事。

4.用你喜欢的时间管理系统。

现如今,各种掌上电脑风靡市场,以电脑为依托的时间管理系统也各式各样。不管你做什么工作,从事哪个行业,你都可以利用下载的数字时间管理工具来帮助你规划生活的各个方面。

我认为究竟采用何种时间管理系统或工具都无所谓,它们都很有效,都是经过专家的开发,包含几乎所有可以使生产率翻倍甚至多倍的方法。

使用任何时间管理系统的最重要一点都是要持之以恒,直到它成为你的一种习惯,如同呼吸。想要掌握一个时间管理系统需要投入一些时间,一旦你学会了,就可以借助它的力量变得高效、多产。

5.建立一个45-文件体系。

有一个简单的方法帮助你规划未来两年甚至更长时间的工作。我们称之为“45-文件体系”,是一种可以帮助你计划安排日程,并回调未来24个月活动的备忘文件。它是这样设计的:

首先,准备一个可以容纳14个文件夹(共包含45份文档)的盒子。45份文档是这样分类的:将其中31份标上1~31的号码,代表一个月的1~31号;12份代表一年的1~12月;剩下的两份是为未来两年准备的。这是一种很实用的方法,你同样可以用你办公桌抽屉里的文件夹代替。

如果你有一项任务需要在六个月内完成,你就把它放到那个月份的文档中。每月初,就把这个月的任务计划全部取出,分别放入以1~31命名的每日文档中。然后你就可以每天查看你的计划文档,并开始你一天的工作安排。

这个体系只需要几分钟的时间来建立,可以确保你不漏、不忘地跟进将来的任务、命令或委任。它帮助你掌控时间,使未来的生活都能有条不紊地进行。




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